Theo kế hoạch, Hội nghị Trưởng đoàn SEA Games 31 sẽ diễn ra trong 2 ngày chính là 18-19/3/2022 với sự góp mặt của đại diện 11 quốc gia dự Đại hội Thể thao Đông Nam Á lần thứ 31.

Trong ngày họp chính thức 18/3/2022 tại khách sạn InterContinental Hanoi Landmark 72, dự kiến sẽ có khoảng 100 đại biểu, trong đó đại biểu quốc tế khoảng 40 người, đại biểu trong nước khoảng 60 người gồm lãnh đạo BTC Trung ương, ban tổ chức địa phương (2 người/địa phương), đại diện các tiểu ban…

Theo báo cáo sơ bộ, hiện tại hầu hết các quốc gia dự SEA Games 31 đều thông báo sẽ cử đoàn đại biểu sang dự Hội nghị Trưởng đoàn, ngoại trừ Brunei sẽ họp trực tuyến và thêm Thái Lan chỉ cử đại diện là tùy viên đại sứ quán ở Việt Nam dự họp.

Theo đăng ký, Indonesia sẽ dự hội nghị lần này với 8 người, Philippines 7 người, Singapore 4 người, Lào 3 người, Malaysia 2 người, Myanmar 2 người, Đông Timo 2 người. Riêng Campuchia, chủ nhà của SEA Games 32 năm 2023 dự kiến sang họp lần này với đoàn gồm 10 người.

Tại cuộc họp, chủ nhà Việt Nam sẽ chốt nhiều vấn đề quan trọng với các quốc gia tham dự SEA Games 31 như: thống nhất lực lượng tham dự, lịch thi đấu các môn, xác nhận quốc ca, quốc kỳ…

Ngoài ra, một phần rất quan trọng được trưởng đoàn các quốc gia dự SEA Games 31 quan tâm là thị sát các địa điểm thi đấu của đại hội. Do vậy, chủ nhà Việt Nam sẽ sắp xếp riêng một ngày 19/3/2022 để đưa các đoàn đi khảo sát.

Theo kế hoạch, BTC sẽ bố trí 5 xe ô tô 29 chỗ đưa các đoàn đi khảo sát các địa điểm thi đấu tại 3 địa phương: Hà Nội, Bắc Ninh và Quảng Ninh.

Nhóm 1: Khảo sát tại Hà Nội: Tham quan khảo sát SVĐ Mỹ Đình (Lễ khai mạc, điền kinh, chung kết bóng đá nam), Khu Liên hợp Thể thao dưới nước (bơi, nhảy cầu, lặn), Trung tâm Huấn luyện Thể thao Quốc gia Hà Nội (bắn súng, bắn cung)…

Nhóm 2: Khảo sát tại Hà Nội: Cung Điền kinh trong nhà (lễ bế mạc, đấu kiếm), nhà thi đấu Hoài Đức (kurash, judo), nhà thi đấu Đan Phượng (jujitsu).

Nhóm 3: Khảo sát tại Hà Nội: Nhà thi đấu Cầu Giấy (wushu), Cung Thể thao Quần Ngựa (thể dục dụng cụ, thể dục nghệ thuật, aerobic), nhà thi đấu Hoàng Mai (cầu mây), nhà thi đấu Tây Hồ (teakwondo), nhà thi đấu Hà Đông (billiard &snooker)…

Nhóm 4: Khảo sát tại Bắc Ninh: Tham quan khảo sát các địa điểm thi đấu tại trường đại học TDTT Bắc Ninh (quyền anh, bóng ném, kickboxing), nhà thi đấu quần vợt Hanaka, một số khách sạn tại Bắc Ninh…

Nhóm 5: Khảo sát tại Quảng Ninh: Tham quan khảo sát các địa điểm thi đấu tại Quảng Ninh (cờ vua, cờ tướng, bóng chuyền trong nhà, bóng chuyền bãi biển, bóng đá nữ, bóng ném bãi biển, 3 môn - 2 môn phối hợp), các khách sạn tại Quảng Ninh.    ..

Chương trình có thể thay đổi tùy vào thực tế. Ngày 20/3/2022, chủ nhà Việt Nam thực hiện tiễn các đại biểu quốc tế về nước.